机动车整车出厂合格证管理办法

1.目的用途
机动车整车出厂合格证是国家规定办理国产机动车注册登记必须提交的法定证明之一，是国家对机动车生产企业一致性管理的重要内容。为对公司机动车整车出厂合格证实施有效管理和控制，满足生产需要，保证产品的生产一致性和可追溯性，规范专用汽车产品出厂合格证的领用和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U盾管理，制定本办法。
2.适用范围
适用于本公司生产、销售的专用车辆整车出厂合格证管理及合格证信息传递。
3.名词定义
无
4.职责权限
岗位 责任部门 权限
采购员 管理部 底盘出厂合格证核验
质量保管员 质量部门 底盘出厂合格证保管/
整车空白出厂合格证采购、保管与发放
合格证申请、报批、验收、登记、打印、内容上传、内容更改、配发移交、作废办理
开发人员 开发部 新产品/变更/作废合格证申请，变更、补发、换发后就合格证回收
质量部门负责人 质量部门 新产品/变更/作废合格证进行监督、审批
质量部门负责人 质量部门 合格证相关人员工作安排、培训、考核
在每年的中机车辆技术服务中心培训会议结束后，质量部门负责对合格证管理相关工作人员进行考核，考核合格后方能上岗。涉及到合格证资料信息管理的相关工作人员须严格按照制度要求进行保密，若有泄露按公司相关保密制度进行处罚。
5.作业内容
5.1合格证正面样式制作、备案及管理
5.1.1合格证正面样式的制作
质量部委托制作单位按GB/T21085-2007《机动车出厂合格证》要求进行设计制作。合格证的正面应有公司和（或）公司规定的标记（或商标），其下方必须设置合格证的纸张编号。
5.1.2合格证正面样式的备案
质量部门负责在合格证正式使用之前，将合格证正面样式向中机车辆技术服务中心合格证管理部进行备案，在备案获得批准后方可安排印刷、使用（合格证空白纸张印刷和防伪信息须由国家指定的相关机构进行印刷）。由质量部保存备案记录及能够追溯到每张合格证的使用记录。
5.1.3合格证正面样式的管理
若公司无特殊情况或者重大变迁，则合格证样式依照原样式和要求进行制作或采购。若有特殊情况或者重大变迁，须更换合格证正面样式，则须报公司法定代表人签字同意，并须将发生变更合格证正面样式的使用说明，包括变更原因、变更前后的区别、新证启用时间（即旧证停用时间）等，按要求在中机车辆技术服务中心合格证管理部进行备案。
5.2合格证发放管理
5.2.1合格证空白纸张印刷
5.2.1.1质量部门按中机车辆技术服务中心要求进行版式设计。
5.2.1.2质量部门与合格证印刷供应商签订印刷协议，并明确保密要求及模板授权管理。
5.2.2合格证纸张编号的管理
采购的空白合格证纸张必须连号。打印合格证时，不能随意申领空白合格证，必须按照顺序申领。每张合格证发放或打印后必须记录该合格证的纸张编号。
5.2.3合格证纸张追溯方式
每张合格证都必须记录在案，包括纸张编号、整车型号、整车合格证编号、VIN码、客户或经销商区域、日期、经办人、签收人等。
5.2.4合格证防伪信息管理
空白合格证需具有防伪功能，打印后的合格证并无异常。打印后的合格证二维条码（矩阵码）右侧框线外需加贴专用保护纸，以免损坏二维条码。在下部信息栏处加盖公司章。打印后需加盖公司章，其他“印章”加盖一律无效。
5.2.5空白防伪合格证的采购
质量部门与供应商达成协议后，由质量部门从指定的供应商处对防伪合格证进行申请购买。
5.2.6防伪合格证的保管
采购回来后由质量部门验收合格后，统一交付质量部门质量保管员进行保管。
5.2.7空白合格证的领用
整车质量检验合格后，销售员向质量部门申请出具合格证和产品质量合格证，须填写《合格证申请表》，质量部门负责人签署后，质量保管员建立合格证管理台账，并在台账内注明日期、申请部门、数量、申请类别及原因、申请人、部门审核人、质量保管员签署。
5.2.8合格证的打印管理
整车质量检验合格后，质量保管员领取空白合格证后，须核实车辆信息，确保底盘合格证信息、整车参数信息、整车公告参数信息一致性，信息准确无误后，交由质量检验负责人审核校验，审核通过后方可打印、上传（对于配发的机动车出厂合格证48小时内必须及时传送合格证电子信息，如有特殊情况48小时以上30天以内完成合格证电子信息传送的，必须通过机动车合格证管理系统提交情况说明）。打印结束后交由质量部门负责人再次审核校验，审核通过后申请加盖公司印章，方可发放。
5.2.9合格证的配发
质量保管员打印完合格证后，连同外购底盘出厂合格证，须填写《底盘出厂合格证转入/转出登记表》，开具合格证后，须将合格证、底盘出厂合格证交给公司销售处人员，并在登记表内签字确认，保留交接记录。
5.3合格证的换发、遗失重发、作废
5.3.1合格证的换发
对于质量保管员参数信息录入错误、公告参数信息发生变更等原因需更换发合格证。质量保管员须填写《合格证换发/重发申请表》、《合格证申请表》，经质量部门负责人签字同意后，质量保管员须填写《合格证作废登记表》，说明其原因，经质量部门负责人签字同意后，将原合格证原件进行回收，登记归档后重新申领新的空白合格证。
5.3.2合格证的遗失重发
合格证开具后出现不可抗力因素损坏、遗失，由销售处人员提出合格证的补发申请，须填写《合格证换发/重发申请表》、《合格证申请表》，经质量部门负责人签字同意后，质量保管员须填写《合格证作废登记表》，说明其原因，经质量部门负责人签字同意后，登记归档后重新申领新的空白合格证。
5.3.3合格证的作废
合格证的作废由质量保管员提出书面申请，填写《合格证作废登记表》，说明其原因，经质量部门负责人签字同意后，对原合格证进行撤销、上传，登记归档后重新申领新的空白合格证。
5.4合格证电子信息及系统管理
5.4.1明确合格证管理系统企业信息的领用和保密管理
合格证管理系统的操作电脑、企业代码、用户名、密码以及U盾由专人保管，其他人严禁使用。对打印、上传合格证、U盾及相应软件程序的操作人员应进行相关培训，操作人员经培训合格后，由部门负责人批准可进行独立操作。当合格证系统操作人员离职时，应将相关事宜交接于接任者或者直属领导并更新合格证管理系统联系人信息。
5.4.2合格证电子信息上传、修改、补传、撤销的管理流程及批准程序
5.4.2.1公告负责人在确认无误后经部门负责人审批，审批后将合格证信息上传至国家机动车合格证数据中心。合格证打印后48小时内，必须将合格证信息上传至国家机动车数据中心。上传的合格证信息应与实际配发的合格证信息一致。
5.4.2.2超过期限上传的合格证信息，可通过申请补传，对需要补传的机动车合格证信息填写相关的原因后，提交补传申请，经国家机动车合格证数据中心批准后方为补传成功。
5.4.2.3质量保管员负责合格证核对信息反馈情况的查询和接收工作，并在24小时内处理完毕。
5.4.2.4合格证信息漏报或者误报的，应在规定的时限内补传或更正。
5.4.2.5发现合格证有伪造、假冒嫌疑的，协助公安机关交通管理部门甄别真伪。
5.5合格证信息数据库
公司应建立企业内部合格证信息数据库，由质量保管员保管合格证内部数据。以保证本公司生产的车辆在设计使用年限内可查询相关车辆信息。
5.6一致性管理
填报合格证数据必须和公告参数一致，必须产品与打印、上传的合格证参数一致，保证一车一证。若发生不一致情况，必须由质量部门进行召回备案或者在办公室的监督下进行销毁。
5.7合格证服务管理
5.7.1合格证随车发放后续管理和服务规范，应包括对经销商合格证管理工作的指导、培训及约束。
5.7.2合格证随车发放后销售处应对出厂车辆和合格证去向建立详细的档案，档案内容用包括出厂的时间、车辆购买单位及用户名和联系方式，合格证接收人信息。
5.7.3销售处应在产品交付时提醒用户妥善保管合格证，不得遗失或损坏，且不得伪造或制作假合格证信息，要如实保证一车一证。
5.7.4合格证随车发放后销售处应对用户或经销商关于合格证的使用、保管等管理工作进行相关培训， 销售处还应制定相关约束条款，对未按条款执行的，要有相应的处罚措施及整改措施。
5.8明确消费者涉及合格证咨询、投诉举报的责任部门及服务规范要求
5.8.1质量部门与销售处为消费者合格证咨询责任部门，责任部门应按实际情况回答消费者的相关问题。
5.8.2销售处对消费者投诉、举报责任部门，销售处应建立消费者投诉、举报档案，对消费者的投诉、举报进行记录归档，并按要求给予帮助及问题处理。
5.9对有关政府主管部门和工作机构日常整理、专项检查核查等工作的规范要求
5.9.1质量部门作为合格证的管理部门应对国家、政府相关部门的检查、核查积极配合，按要求落实相关问题，杜绝问题的发生。
5.9.2与合格证管理相关的责任部门应严格按国家的法律法规要求执行，不得触犯国家相关标准要求。
5.10罚则及保障措施
5.10.1对于违反相关规定的个人或集体处罚方式及具体方式
5.10.1.1为确保本企业管理办法得到有效落实，对于违反相关规定造成合格证管理混乱、严重影响车辆销售的，必要时对个人或者部门提出处罚考核。
5.10.1.2公司内部在合格证的传递过程中因个人原因导致丢失或损坏，根据公司《质量奖惩管理制度》对相关责任人进行处罚。
5.10.1.3客户因不慎丢失或者被盗等原因需要补发合格证，需补发合格证的单位或者当事人应凭相关资料挂失正面（如登报申明、公安机关证明等），书面提出补发申请，经质量部门负责人签署意见，法定代表人审批，按公司收费标准向公司财务缴纳费用后方可补发。
5.10.2确保本公司管理办法得到有效落实的承诺。
本公司承诺本管理办法将纳入质量管理体系中，每年将进行定期内审，每月进行不定期抽查核实。凡对与违反办法要求者，视其情节严重程度，给予相应处罚，严重者将追究法律责任。
5.11特殊规定
5.11.1质量保管员每半年一次，对作废、回收、损坏等无法使用的合格证（统称作废合格证）进行统计，记录作废原因、数量、编号、责任人(或者责任部门)，上报销毁。作废合格证销毁批准权限为质量部门负责人。销毁时至少有办公室负责人或者指定人员现场监督。
5.11.2公司的合格证U盾及登录密码、上传密码有专人保管，未经书面授权的其他人员严禁使用；对违反规定（如私自开具合格证，私自将合格证U盾和登录密码授予不相关的人员、上传信息人员违规操作等）一经发现将追究责任，构成犯罪的移送司法机关追究法律责任。
6.相关文件
无
7.相关表单
7.1 LLS-QR-146《合格证申请表》
7.2 LLS-QR-147《底盘出厂合格证转入/转出登记表》
7.3 LLS-QR-148《底盘出厂合格证领用登记表》
7.4 LLS-QR-149《合格证换发/重发申请表》
7.5 LLS-QR-150《合格证作废登记表》