差旅报销管理制度

一、目的
规范员工出差费用标准，通过与市场化标准结合，合理化的审视与调整， 提升员工的差旅费用保障性和合理性。政策的制定本着简易、节约、提高经济效益的原则，同时兼顾员工利益，旨在规范员工差旅报销的标准及要求。
二、适用范围
1、适用范围：本报差旅销管理制度适用于罗伦士所有正式员工（含实习生），苏州罗伦士汽车制造股份有限公司、张家港艾奈斯汽车科技有限公司、罗伦士汽车（江苏）有限公司、苏州罗伦士运力科技有限公司、江苏罗伦士出行服务有限公司及下属各分、子公司。
本报销管理制度自发布之日起生效，原制度同时失效。
三、角色及职责
角色 职责
申请人
（1）确保费用为真实的业务需求产生，并且真实发生； （2）提交报销的费用必须符合报销管理制度；
（3）报销时提供发生费用对应的合法合规的发票及其他支持文件。
部门经理
（2）审核因公事由的真实性；
（3）审核费用的必要性与合理性，报销管理制度所要求的各项明细资料是支持部门经理审核的依据，若申请人未提供附件导致无法判断，主管部门应予以退回； （3）审核其他特殊业务/部门的政策合规性（如涉及）；
（4）部门在审核过程中须履行上述审核职责，确保其监督管 辖范围内的团队成，员都能理解并遵守报销管理制度。如有失职等 情形，按集团相关制度追究相应的责任。
财务审核
(1)在业务部门的审核基础上，审核票据的税务合规性;
(2)审核报销的费用是否超出报销范围、报销管理制度审批流的合规性;
(3)审核报销金额与原始票据金额是否一致;
(4)审核费用类型的正确性、附件的完整性、费用发生与公司业务的相关性。
四，差旅费
4.1.1 差旅规定
出差定义:出差是指员工因公离开工作所在地至外地《离开所在市之外》，在同一固定差旅地连续不超过 6个月的行为。但轮岗、异地派驻等不适用本范畴，其余有特殊规定的部门亦除外。
4.1.2 出差时间
出差时间按实际天数计算: 例如 3 月 1 日出发，3月5 日返，则出差补助时间为 4天；如果当日往返，则按实际发生报销，需提供发票，但每日报销额度不超60元。
4.1.3 出差预审批
(1)员工出差前必须在易快报系统提交差旅申请单；
（2）出差的实际行程地点与差旅申请有差异时，若需要预定机票/火车票，必须撤回重新提交差旅申请单进行审批;若无需预定机票/火车票，可以不重新提交差旅申请单，但需在报销时修改差旅申请行程，使差旅申请行程与实际行程保持一致:
(3)若由于特殊且合理的原因，出差前未提交差旅申请单者，需在报销时补提差旅申请单并注明原因方予以报销;
（4)若条件允许，公司推荐采用网络或视频会议的方式，必须出差时尽量在出行日期前至少1日提出申请，国际差旅在出行日期前至少 10 日，以便最佳航班和酒店；
4.1.4 住宿:
(1) 出差住宿，员工应本着节约成本、提高效率的原则选择酒店，公司建议员工优先选择目的地就近的快捷酒店;
(2) 同性别员工出差，鼓励两人合住，按照一间的标准，不同级别员工合住，住宿标准采取就高的原则;
(3) 可以报销的店相关费用包括房费、酒店固定服务费；其余如上网费、电话费、洗衣
费、娱乐和保健费等一概不予报销
（4) 报销住宿费时，需提供正规发票及酒店住宿费清单或者订单;
（5) 在酒店消费的餐饮费用应并入出差补助费用限额内，不予另外报销。
4.1.5 交通
（1) 出差期间因公发生的公共交通费用在合理、节约的前提下实报实销;
(2) 出于安全等因素的考虑，公司不励员工选择自驾车的方式出差出行。如确实需要自驾车出差，目的地在中国大陆，须事前在钉易快报进行"出差申请单”流程并选明细“国内交通费-自驾”，部门经理审批时须结合经济性、安全性与时效性三者考虑，可报销的最高限额为人民币 1 元/公里里程(已综合考虑每公里油耗、过路费及停车费)。报销公里数与实际里程相匹配，报销时员工无特殊原因需要明确说明自驾出行的人均成本不高于选用火车或长途汽车等公共交通工具的合理成本。未提供相应说明的，公司将不予以承担该费用。
4.1.6 报销明细
报销差旅费用，需线上填写列示各项费用明细，如交通费须列明起止地点及事由，网约车需要提供消费账单明细;
(2) 部门经理根据各项费用明细进行审批，对真实性与合理性负责，若申请人未提供明细导致无法判断，部门经理应予以退回。
4.1.7差旅费报销标准
分类 职级 员工 经理/部长 总设计师/总监/副总 总经理
住宿费 一类城市（北京、上海、广州、深圳、天津、青岛、重庆、成都、西安、杭州、南京、珠海、厦门、汕头、三亚、苏州） 320 400 600 1200
二类城市(大连、宁波、石家庄 武汉、长沙、南昌、沈阳、长春、哈尔滨、太原、济南、西宁、合肥、海口、贵阳福 兰州昆拉银川南宁、乌鲁木齐、呼和浩特、张家港) 240 320 500 1200
三四类城市（其他城市县区， 含一二类城市所属县级城区） 180 280 420 1000
分类 职级 员工 经理/部长 总设计师/总监/副总 总经理
交通费 飞机 国内 1、同高铁二等座价格比较，差价在100元以内，可选经济舱（特殊情况单独报备直属领导） 经济舱 头等舱
国际 经济舱 飞行时间超4小时以上为商务 舱，4小时以内乘坐经济舱 头等舱
普通火车 软卧、硬卧 连续乘车超过 12 小时或从晚八时到次日晨七时之间连续乘车6 小时可以乘坐硬卧 连续乘车超过 12 小时或从晚八时到次日晨七时之间连续乘车 6 小时以上软卧
硬座、动车或高铁 连续乘车未超过 12小时二等座 连续乘车未超过 12小时二等座，超过12小时可以乘坐一等座 商务座
长途汽车 预算内实报实销
轮船 三等舱 一、二等舱
打车 打车金额单次超150元的，需报备直属领导
分类 职级 员工 经理/部长 总设计师/总监/副总 总经理
出差补助；（包括出差期间： 餐饮伙食、通讯、传真、及其他出差相关公务业 务，在企业确定标准限额内列支，超标费用不予报销） 80元/人/日 100元/人/日
说明:
1.出差人员的出差补助天数按出差自然天数计算，常驻人员不享受出差助；
2.出差期间的包干补助,包括出差期间的餐饮伙食、通讯、传真、及其他出差相关公务业务，非出差期间实际发生或私人费用不符合报销范围；
3.员工出差途中，经批准可绕道回家探亲的，按公务直达行程报销，其绕道额外车船费不符合报销范围，在家期间不享受出差补助；
4.1.8 差旅费报销标准说明
（1)差旅费报销实行实报实销的原则，对住宿费与餐费分项控制，在各项费用内总额控制。例如，1 人出差北京 3 天（2 晚)，餐费等补助额度 100 元/人/天、住宿费额度 300 元/间，则补助报销总额不能超过 200 元，住宿费总额不能超过 600 元。另额度内实报实销的部分均需提供真实发生的发票;
（2）因特殊原因，如旅游旺季等原因导致住宿费用上升，住宿标注不足以覆盖住宿费用的，申请时在业务描述说明原因并上传3家全国连锁酒店（如汉庭、7天酒店、格林豪泰等）的价格清单辅助说明酒店价格范围，因其他特殊原因需住高标准酒店时，需在业务描述中说明原因，报总经理审批；
（3）公司内部市场、招聘、会务、培训等各类差旅申请，标准同普通差旅标准；
（4）因工作原因超过凌晨1点且特殊原因无法回家需在公司附近的酒店住宿的，经上级部门经理审批同意后，发生的住宿费用（仅限住宿不包含其他费用）不属于差旅报销范围，但是允许在费用报销端口报销，报销限额可参考差旅标准。
（5）所有费用标准额度均不属于福利项目，费用的预算、发生需真实、有效， 符合集团规范；
（6）人员岗位发生变动，从发生变动的次月起按照相应标准调整；
（7）所有费用在预算标准内实报实销，特殊情况事前报领导审批，并在报销申请时说明，否则事后解释或补交报告，将不予认可；
（8）报销的各类发票必须是真实合规，票据需完整无损，内容填列齐全，不得涂改，开票单位印章齐全、清晰，国内住宿费发票优先获取增值税专用发票；
（9）跨年度发票应在每年3月底汇算清缴前核销完毕，未在3月底汇算清缴前核销毕的发票应在税法规定的核销日期范围内进行核销，过期发票产生的相应损失扣除后报销；
（10）报销单据分类粘贴在 A4 纸上（竖向），分类计算报销金额，出差期间发生的费用分类一并报销。
五、费用核销凭证及其他要求以集团财务管理部具体规定为准。
六、本平台自公布之日起生效，解释权归罗伦士集团。