文件编码原则

1.目的用途
为规范公司所有文件的编码原则，便于信息追溯，特出此规定。
2.适用范围
本程序适用于公司内所有文件及表单和编码管制。
3.名词定义
无
4.职责权限
4.1管理部体系：负责编制公司文件，制定文件编码原则以及文件编号登入与废止；
4.2各部门：按此规定执行。
5.作业内容
5.1 文件编码原则：公司代号-文件类别-序列号（XXX）
5.1.1公司代号：罗伦士LLS、中航中振ZZ
5.1.2文件类别：具体见《文件控制程序》内。
5.2需体现日期信息的合同、销售订单等编码原则：
主要构成如下：
表单简称 部门简称 日期信息 序列号
HT XXX XXXXXX 0001
举例：合同编码：HT XS1 190831 0001 END
合同 销售 当天日期 表单顺序 仅在当月最后一单写出
5.2.1部门简称见以下部门简称表；
5.2.2部门简称留有3位，若部门简称字母缩写为2位，第三位自动忽略，一般部门缩写不得超过3位；
5.2.3日期序列必须有6位，个位日期前注明0；
5.2.4表单序列号按顺序0001依次开出，号码至月底结算日截止，并且开出的最后一单，在表单编号后注明END，表明该月开出合同完结，当月合同结束，便于财务部门结算统计。
5.3生产内部其他各生产表单编码原则：
主要构成如下：
表单简称 部门简称 年份 序列号
XX XXX XX XXXX
举例：入库单：RK LLS 19 0001
入库单 罗伦士 19年 依次排序
5.3.1所有表单简称缩写为两位大写字母，后缀年份及序列号。
5.4生产领料单编码原则：
主要构成如下：
部门简称 操作号 年份 序列号
XXX X XX XXXX
举例1：总装一线主料领料单： ZZ1 1 19 0001
总装一线 操作员1号 年份 依次排序
5.4.1部门简称见以下部门简称表；
5.4.2操作号：
操作员1号 1 操作员2号 2
5.4.3因座椅领料的特殊性，座椅领料属性以座椅型号另行区分，后续有新增型号或更新型号，按此规则编号。
座椅型号 领料属性 座椅型号 领料属性 座椅型号 领料属性
ZZ3-03 03 ZZ3-04 04 ZZ3-05 05
ZZ7-19 19 ZZ7-20 20 ZZ7-21 21
ZZ7-22 22
举例2：座椅21款领料单： ZY 21 19 0001
座椅 21款 年份 依次排序
5.5购入验收单编码原则：
主要构成年份+序列号，便于实际操作导入系统及系统内查询。仅此一单单据只包含数据
举例：19 0001
年份 序列
5.6部门简称表
部门名称 简称 部门名称 简称 部门名称 简称
罗伦士 LLS 中航中振 ZZ 东恒鑫 DHX
销售部 XS 罗伦士销售 XS1 艾奈斯销售 XS2
售后部 SH 管理部 GL 质量部 ZL
供应部采购 CG 整车采购 CG1 材料采购 CG2
供应部仓库 CK 财务部 CW 技术部 JS
生产一线电器 DQ1 生产二线电器 DQ2 生产三线电器 DQ3
生产一线木工 MG1 生产二线木工 MG2 生产三线木工 MG3
生产一线钣金 BJ1 生产二线钣金 BJ2 生产三线钣金 BJ3
生产一线总装 ZZ1 生产二线总装 ZZ2 生产三线总装 ZZ3
包覆 BF 车缝 CF 喷漆 PQ
计划 JH 座椅 ZY 玻璃钢 BLG
5.7以上编码原则中若未涉及部分，按此原则执行。
5.8表单记录的保存按《记录控制程序》执行。
6.相关文件
6.1 LLS-QP-01 《文件控制程序》
6.2 LLS-QP-02 《记录控制程序》
7.相关表单
无