办公用品管理制度

1.目的用途
为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本规定。
2.适用范围
本制度适用于公司所有部门及员工办公用品的申请、采购、发放和回收的管理。
3.名词定义
办公用品：系指用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：办公设备、办公文具、办公耗材、劳保用品等。
4.职责权限
4.1管理部：负责办公用品的管理及采购，做好全公司办公用品的统计、入库、分发、回收，并建立清晰的办公用品台帐，做好办公用品成本控制，并每月向财务部提交报表。
4.2 财务部：负责保证办公用品的采购资金，负责监管办公用品的成本核算和奖金支付；会同管理部人员定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。
4.3各部门：根据部门额度，负责本部门的办公用品申请及成本控制。各部门负责人对本部门配备的公用办公设备、办公文具进行管理，如果丢失、人为损坏，由部门负责人承担责任。
5.作业内容
5.1 办公用品定额标准
5.1.1文具实行部门标准定额的管理办法，员工领用和退回的文具均列入部门当月成本进行核算。
5.1.2部门每月额定标准具体见公司年度办公用品支出计划。
5.1.3每月各部门领用的办公用品总金额不可以超出当月额定标准；结余金额可累积至当年末，其中的50%作为部门的节约奖，由财务结算后，年底表彰给到部门，作为部门经费。
5.2办公用品的申请
5.2.1要求各部门于每月25-28日期间，根据本部门对办公用品的需求，统一填写《办公用品申请表》，提报下一个月需要购买的办公用品，经部门负责人签字后在29日前递交管理部人事。
5.2.2管理部汇总各部门的办公用品申请情况，统一填写《请购单》，报管理部负责人和总经理审批后，执行采购。
5.2.3若部门购买标准配置外办公用品或超预算，需向总经理申请批准。
5.3办公用品的发放
5.3.1办公用品于每月11日-13日期间，管理部按照各部门申请的办公用品申请表进行发放，并做好出库登记，各部门负责人做好领用登记。
5.3.2除固定的申请文具时间外，原则上不办理文具的申请和发放。如有紧急需要的，在申请单上注明缘由，经管理部负责人批准后申请，并执行采购。
5.4办公用品的日常管理
5.4.1办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；
5.4.2管理部须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
5.4.3办公用品非自然原因损坏、丢失或离职时不能交回的，需要按原价赔偿。
5.4.4办公设备、办公文具等可回收办公用品，再次申领时，须以旧换新。 5.5办公用品的分类
5.5.1固定资产主要指:桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。
5.5.2一般办公用品包括剪刀、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、文件夹、文件框、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、起订器、钉书针、大头针、夹子、图钉、账册、卷宗、档案袋(盒)、标签、纸杯、计算器、电池、固体胶等。
5.6办公用品使用要求 5.6.1员工应对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。
5.6.2各部门应指定一名办公用品管理员由其负责部门办公用品的领用、管理、及部门内分发，且须建立部门个人领用台账。
5.6.3办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用。
5.6.4不得用办公设各干私活，谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。
6.相关文件
无
7.相关表单
7.1 LLS-QR-057《办公用品申请表》
7.2 LLS-QR-054《请购单》